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Dokumente ablegen und verwalten

Mit unserer Dokumenten- und Content-Management-Software übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre digitalen Workflows. Durch eine nahtlose Integration in Ihre MFPs und Laserdrucker können Sie Dokumente ganz einfach ein- und ausgeben lassen. In Verbindung mit anderer Software modernisieren Sie Ihr Dokumenten-Management und vereinfachen die Einhaltung von Vorschriften und Regeln.

DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die sich an Ihrer Arbeitsweise und an den Anforderungen in Ihrem Unternehmen orientiert. Sie haben damit immer alle Dokumente sofort im Zugriff. 

Schon mit der Basislösung erzielen Sie von Anfang an eine höhere Arbeitseffizienz und Produktivitätssteigerungen. Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt – Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. 

Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente nun in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind – Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert.

 DocuWare

sc_Cube verbindet zahlreiche Features und Funktionen in nur einer Programmoberfläche, die absolut übersichtlich ist. Das System kann modular erweitert werden, ohne dass die Anwender die Programmoberfläche wechseln oder neu erlernen müssen. Jedes Modul setzt selbsterklärend und nahtlos an weitere an. Sie erhalten die gewünschten Features und Funktionen “aus einem Guss”.

sc_Cube setzt sich aktuell aus insgesamt sechs Modulen zusammen. Dabei geht es zum einen um das Scannen und Erfassen der Daten sowie die strukturierte und rechts-konforme Ablage von Informationen. Zum anderen bietet Ihnen sc_Cube die Verwaltung von Dokumenten- oder Aktenstrukturen sowie die Optimierung von Arbeits- und Dokumentenprozessen mit dem sc_Cube Workflow Modul. Das komplett integrierte und eigene Customer Relationship Management Modul erfüllt zusätzlich die Funktion einer durchgängigen Datenbank für alle Ihre kundenbezogenen Daten.

Jedes sc_Cube Modul enthält eine Reihe genialer “Top-Features”. Das Besondere: sc_Cube ist über einen eigenen Softwarekonfigurator schneller an Ihre Anforderungen anpassbar als jedes andere System seiner Klasse. Die Features und Funktionen des sc_Cube Dokumentenmanagements sind daher frei klassifizierbar und passen sich demnach den individuellen Unternehmensanforderungen an. Die Benutzeroberfläche ist aufgeräumt und bedienerfreundlich. “Andere sagen dies nur. Wir zeigen es Ihnen gerne.”

Die einzelnen Module helfen dabei, Papierberge zu reduzieren und Arbeitsprozesse zu beschleunigen – das heißt also, dass sc_Cube Ihnen wertvolle Zeit und damit Geld spart.

Dokumenten-Management:

Dokumenten-Management ist ein sehr weit interpretierbarer Begriff. Die sc_Cube  Dokumentenverwaltung fasst die Archivfunktionalität mit ein und erfolgt erst nach der Erfassung und Ablage der einzelnen Dokumente. Nach Ablage der Dokumente lassen sich diese in der zentralen sc_Cube Struktur verwalten oder mit dem sc_Cube Aktenplan in Akten zusammenfassen. Mit Hilfe der sc_Cube Rechteverwaltung können Sie den Zugriff Ihrer Anwender individuell ermöglichen und steuern.

Für alle Dokumente können in sc_Cube Fristen, Wiedervorlagetermine sowie Ablauf- oder Verfallsdaten mit angegeben werden. sc_Cube steuert diese Fristen dann automatisch und erinnert Sie daran. sc_Cube erfasst automatisch wer wann wie und vor allem was in sc_Cube abgelegt hat. Es lassen sich sowohl Dokumente aller Art als auch Bilder, E-Mails, Zeichnungen, Faxe sowie Audio- und Videodateien verwalten.

In dem Softwarepaket sind nicht nur vielfältige Viewer enthalten, mit denen sich Bilder, Dokumente und Dateien anzeigen lassen, sondern sc_Cube integriert z.B. auch alle Officetoolbars aus der von Ihnen eingesetzten Office Version. Sie können somit Word-, Excel oder auch Powerpointdokumente in sc_Cube bearbeiten oder auch als Vorlage organisieren. Dank der sc_Cube Versionsverwaltung können veränderte Office Dokumente oder auch andere Dokumente dann als neue Version oder Unterversion zu einem bestehenden Dokument gespeichert und verwaltet werden.

Der sc_Cube Briefkorb bietet Anwendern die Möglichkeit adhoc und auch unabhängig von sonstigen Workflows, Dokumente an die Briefkörbe anderer Anwender weiterzuleiten. sc_Cube steuert und verwaltet flexibel Ihre Dokumentenablage, interne Verteilung und Zugriffe der Anwender für Sie und führt somit zu einer absoluten Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer gesamten Dokumentenverwaltung. Der Vorteil: Aufgrund der Software ist die Verwaltung, Bearbeitung und Weiterleitung von Dokumenten nicht mehr standortgebunden. Sie sparen zudem wertvolle Zeit. In Verbindung mit unserem sc_Cube Workflowmodul werden Ihre Dokumentenverwaltung und -prozesse komplett abgebildet. Lesen Sie hierzu mehr unter sc_Cube Workflow.

Workflow:

Das Workflow-Modul ist maßgeblich dafür verantwortlich, das Dokumentmanagement-System sc_Cube von Produkten anderer Mitbewerber abzugrenzen. Mithilfe dieses Moduls lassen sich Geschäftsprozesse innerhalb der Software abbilden. Beispielsweise gehört dazu die Prüfung des Rechnungseingangs. Diese und ähnliche Prozesse werden über unterschiedliche Hilfsmittel wie Stempel gesteuert. Über das Workflowmodul können die Nutzer sogar Formularfelder in den Stempel integrieren. Der integrierte Editor erlaubt das Erstellen von linearen Workflows. Wer auf komplexe Workflows angewiesen ist, nutzt die eingebundene Workflow Engine. Viele dieser Prozesse lassen sich definieren und damit automatisieren, was zu einer Beschleunigung zeitraubender Unternehmensabläufe führt. Darüber hinaus erlaubt der AdHoc Workflow das direkte Weiterleiten wichtiger Dokumente, auch wenn dieser Prozess von den bereits vordefinierten Workflows abweicht.

 sc_Cube

fileNshare

Mit fileNshare können Sie Ihre Dokumente schnell und unkompliziert mit Kollegen, Partnern oder Kunden teilen – sicher, entspannt von überall.

Mit fileNshare hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen Projektraum, in dem er beliebig viele Verzeichnisstrukturen an- und Dokumente ablegen kann – vergleichbar mit einer Verzeichnisstruktur auf der Festplatte. Ihre Dateien (Dokumente, Präsentationen, Kalkulationen, Fotos, Audio- und Videodateien) sind dadurch immer optimal organisiert und ständig verfügbar.

Mit fileNshare können Sie mit Kunden und Interessenten, Lieferanten und Partnern unkompliziert zusammenarbeiten. So können Sie schnell und einfach virtuelle Datenräume aufbauen, in denen Sie gemeinsam mit Ihrem virtuellen Team an Projekten arbeiten können.

Sie entscheiden, wer auf welche Dokumente zugreifen kann. Die Kontrolle über die gemeinsam genutzten Dokumente bleibt bei Ihnen!

Egal ob von unterwegs, vor Ort beim Kunden oder im Home-Office – fileNshare ist immer und überall verfügbar. Ein Internet-Zugang reicht dazu aus. Oder Sie arbeiten mit der modernen iPad App, die Ihnen die Dokumente auch offline zur Verfügung stellt.

Mit fileNshare organisieren Sie Ihre Dokumente im Handumdrehen. Alle Dokumente eines Projekts sind per Mausklick schnell und einfach erreichbar. Und zwar alle an einem Ort. Zusätzlich können Sie beispielsweise Dokumente einfach mit „Tags" kennzeichnen, um sie später noch einfacher wiederzufinden. Oder diskutieren Sie gemeinsam mit anderen Projektbeteiligten über die Inhalte. Die Kommentare zum jeweiligen Dokument finden Sie oben rechts in der Übersicht. Selbstverständlich stehen auch alle vorherigen Versionen zur Verfügung.

Innerhalb der Projekträume ist die Navigation spielend einfach. Ähnlich wie im Windows Explorer bewegen Sie sich durch die verschiedenen Hierarchie-Ebenen. Vorschaubilder („Thumbnails") zeigen Dokumente in der Vorschau an, bevor diese tatsächlich geöffnet werden. Unnötiges Öffnen von „falschen" Dokumenten wird somit vermieden. Dokumente können ebenfalls ganz einfach mithilfe von „Tags“ verschlagwortet und mit weiteren Indexwerten versehen werden. Das erleichtert die spätere Suche.

fileNshare stellt sicher, dass Ihre wertvollen Dokumente immer unter Ihrer Kontrolle bleiben. Selbst wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden, denn es können alle Projekte und Dokumente problemlos an seinen Nachfolger übertragen werden. So gehen wichtige Information nicht einfach „verloren" oder wandern mit dem scheidenden Mitarbeiter ab.

Alle Dokumente werden in fileNshare revisionssicher archiviert. Sämtliche Änderungen an den Dokumenten sind nachvollziehbar, da alle vorhergehenden Versionen des Dokuments erhalten bleiben. Zusätzlich stellt der Audit Trail sicher, dass nachverfolgt werden kann, was wann mit dem Dokument passiert ist.

Ihre Dokumente werden nicht „irgendwo" gespeichert. Sie liegen verschlüsselt in einem hochmodernen Rechenzentrum in Deutschland. Verschlüsselte Ablage nach AES-256 sowie die End-to-End-Verschlüsselung* bei der Übertragung vom und zum Rechenzentrum stellen sicher, dass auch wirklich nur diejenigen Personen die Inhalte Ihrer Dokumente lesen können, denen Sie die jeweilige Berechtigung dazu geben.

BvLArchivio

Mit BvLArchivio® erhalten Sie vollständige Kontrolle über alle Ihre Dokumente. BvLArchivio® ist eine Komplettlösung für digitale Archivierung, bestehend aus Hardware und installierter Software.

Aufgrund der Einfachheit der Anwendung ist BvLArchivio® insbesondere für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet, die wegen der Komplexität des Themas, aufwendiger Umstellungsverfahren sowie hoher Kosten für EDV-Administrationen und Mitarbeiterschulungen vor der digitalen Archivierung
bisher zurückscheuten. Mit BvLArchivio® steht Ihnen erstmals der unkomplizierte Einstieg in die Welt der digitalen Archivierung offen.

Das System funktioniert einfach, intuitiv, kostengünstig und schulungsfrei, da sich die Anwendung quasi wie von selbst erschließt.

Gerade durch die einfache Einbindung und Handhabung von BvLArchivio® steht einem sofortigen Einsatz nichts im Wege. Scannen Sie vom eigenen Multifunktionsgerät oder Scanner direkt ins Archiv. Suchen Sie von jedem Arbeitsplatz, Smartphone oder Tablet in Sekundenschnelle Ihre Dokumente und Dateien.

Ihr zentraler Archiv-Server wird Ihnen komplett mit der gesamten installierten Software angeliefert. Die Box oder das Rack wird einfach an das Netzwerk und das Stromnetz angeschlossen und ist sofort einsatzbereit.

Eine Besonderheit ist das bereits auf einer internen Festplatte installierte Betriebssystem. Separat dazu gibt es eine Hauptdaten- und mehrere Sicherungsplatten – diese strikte Trennung gewährleistet ein Höchstmaß an Datenschutz, da ein unkontrollierter Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.

 BvLArchivio