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Dokumente erfassen und verteilen

Mit unseren fortschrittlichen Softwareanwendungen für die Erfassung und Verteilung von Dokumenten können Sie Ihre Dokumenten-Prozesse optimieren. Mehrseitige Dokumente werden gescannt und direkt an eine E-Mail-Adresse, einen Netzwerkordner, einen FTP-Server oder Ihr Dokumenten-Management-System weitergeleitet. Außerdem bieten wir Ihnen Möglichkeiten der Indexierung und anspruchsvolle Tools für die Bildbearbeitung an. Die Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente wird somit einfacher und sicherer als je zuvor.

signotec signoSign

Senken Sie Kosten, beschleunigen Sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten und verhindern Sie Missbräuche zuverlässig. Mit „signoSign/2“ können Sie PDF-Dokumente erstellen und handschriftlich unterzeichnen. Als Eingabegerät für die eigenhändige Unterschrift können Sie unsere Unterschriftenpads, ein Windows-Tablet oder ein iPhone nutzen.

Die Integration ist denkbar einfach: Drucken Sie einfach aus Ihrer Anwendung auf den signotec PDF-Creator. Ein PDF wird erzeugt und automatisch in signoSign/2 zum Unterschreiben angezeigt. Definieren Sie so viele Dokumententypen wie Sie möchten. signoSign/2 erkennt die Positionen der Unterschriften automatisch. Legen Sie bestimmte Eigenschaften für das Signaturfeld fest oder lassen Sie definierte Texte vor dem Unterschreiben auf dem Pad anzeigen.

Bei der Unterschriftenerfassung werden die charakteristischen Informationen der Unterschrift, wie Schreibgeschwindigkeit und Aufdruckstärke, im Dokument sicher abgespeichert. Sie können später von Schriftsachverständigen analog wie eine handschriftliche Unterschrift geprüft werden. Die Ein- und Ausgabesteuerung mittels XML-Dokumenten erleichtert es, die Anwendung an bestehende Systeme anzubinden. So ist das System beispielsweise in Versicherungsunternehmen für Antragsformulare, in der Industrie für Serviceberichte und in Banken für das Unterzeichnen von Ein -und Auszahlungsbelegen einsetzbar. Im Gesundheitswesen sind Anamnesebögen digital erfassbar. Der Handel nutzt die signotec-Lösung vielfach für Bezahlvorgänge.

  • Automatische und dynamische Unterschriften-Positionierung
  • Automatischer Druck mit Einstellbarkeit von Drucker und Kopien
  • Unterstützung von 2 Pads gleichzeitig und Möglichkeit der Zuordnung zu einem bestimmten Unterschriftenfeld
  • Ausfüllen und Speichern von PDF-Formularen
  • Unterstützung elektronischer Archive, Aufbau und Format der Indexdatei individuell einstellbar
  • Vollautomatische Indizierung der Dokumente
  • Anhängen von Bildern via Webcam oder Scanner (z.B. Personalausweis) zum bestehenden Dokument
  • Plug-In-Schnittstelle. Durch Plug-Ins kann signoSign/2 erweitert werden.
  • Auswahl/Erstellung eines individuellen Zertifikates
  • Signatur des Dokumentes im Pad
  • Verschlüsselung der Biometrie im Pad
  • Kein Adobe Acrobat erforderlich
  • Fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß SigGBeschleunigt Geschäftsprozesse durch schnelle Weiterleitung der Daten aus Dokumenten an nachgelagerte Systeme

 signoSign2

Lexmark AccuRead Automate

Dokumente ohne Server klassifizieren und weiterleiten

Angesichts der zahlreichen zum Scannen erforderlichen manuellen Vor- und Nachbereitungsschritte, der vielfältigen Dokumenttypen, der nötigen Mitarbeiterschulungen und der begrenzten Netzwerkbandbreiten an entfernten Standorten tun sich viele Unternehmen schwer, gedruckte Informationen zu erfassen und bei Bedarf einfach zu finden.

Mit der Anwendung Lexmark AccuRead Automate können intelligente Lexmark MFPs Dokumente erfassen, automatisch klassifizieren und weiterleiten und dabei die wesentlichen Informationen für die Dateibenennung und -indizierung extrahieren.  Das Ergebnis ist ein einfacher und leichter Dokumentenerfassungsprozess, der eine geringe Einarbeitungszeit für die Nutzer erfordert. Außerdem ist es die einzige derartige Technologie, die die Kosten und Verwaltung eines zusätzlichen Servers einspart und alle Aktivitäten in Ihrem Netzwerk und hinter Ihrer Firewall hält.

Vorteile von AccuRead Automate

  • Beschleunigt Geschäftsprozesse durch schnelle Weiterleitung der Daten aus Dokumenten an nachgelagerte Systeme
  • Minimiert Verarbeitungskosten durch Verringerung der Anzahl von manuellen Schritten und überflüssigen Fehlerkontrollen
  • Reduziert Kosten und Verwaltungsaufwand durch die Nutzung einer serverlosen Technologie, die auf dem MFP eingebettet ist
  • Beseitigt mit der manuellen Datenerfassung verbundene Fehler durch automatische Extrahierung von Indexdaten
  • Erleichtert die Einhaltung von Richtlinien und verbessert den Kundendienst durch Beschleunigung des Datenzugriffs
  • Vereinfacht den Dokumentenerfassungsprozess, da eine manuelle Einrichtung für jeden einzelnen Dokumententyp nicht mehr erforderlich ist

AutoStore Express/Workflow

AutoStore ist der intuitive Erfassungsoptimierer auf ihrem multifunktionalen System für mittelständische bis Großunternehmen. Mit nur einem simplen Klick optimieren Sie ihren Geschäftsablauf z.B. SPDF oder OCR und überwinden den Medienbruch zwischen Papier und Computer. Die leistungsstarke und flexible Capture-Middleware bietet ihnen ein umfangreiches Funktionsspektrum sowie ausgefeilte Betriebssteuerungsmodis, die in Enterprise-Umgebungen Standard sind (z.B. Lastenverteilung, Server-Clustering).

Mit AutoStore übergeben Sie Papierdokumente direkt in Ihre bestehende IT-Infrastruktur. Durch die nahtlose Integration in eine Vielzahl von DMS-, CRM- und ERP-Systemen stellen Sie Informationen zeitnah in ihrer Organisation zur Verfügung, was nachhaltig die Geschäftsprozesse beschleunigt. Automatisieren Sie Ihren Rechnungsworkflow durch automatische Texterkennung bis zur Freiformerkennung.

Informationen direkt erfassen:

  • MFP, ScanStation, eMail Server, FTP Server, freigegebene Ordner
  • Nutzer-Authentifizierung

Verarbeiten von Dokumenten:

  • Konvertierung in verschiedene Formate wie SPDF, MS Word, MS Excel...
  • Barcodeerkennung, Abbyy FineReader OCR, Stempelfunktionen etc.
  • Ver-/Entschlüsselung von Dokumenten
  • Formularerkennung und Freiform
  • Kompression von Dokumenten
  • Bildoptimierung mit mehr als 25 Filtern
  • Kostenerfassung / Schnittstelle zu Equitrac

Ablegen:

  • In freiwählbare Verzeichnisstrukturen
  • Auf den PC, im Netzwerk
  • in Archive (z.B. ELO, D.velop D3, Easy, Saperion, FileNet, Documentum...) 
  • in ODBC-Datenbanken
  • in Microsoft Office SharePoint Server
  • in Lotus Notes / Domino
  • automatisch per eMail / LAN Fax versenden

 Autostore

GlobalScan NX

Mit GlobalScan NX wird es einfacher und effizienter denn je, Papierdokumente in einen digitalen Workflow zu integrieren. Mit einfachen Tasten für direkte Auswahl kann an den gewünschten Ort gescannt werden. Dokumentprozesse werden mit fortschrittlichem Scannen verbessert; die Produktivität wird durch digitales Verteilen, Freigeben und Verwalten von Dokumenten gesteigert; die Möglichkeit, von MFPs direkt in editierbare Dateiformate zu scannen und PDFs zusätzlich zu sichern, bietet darüber hinaus Flexibilität und Sicherheit.

  • Einfache, benutzerfreundliche Schnittstelle
  • Akkurates Scannen direkt in Ihre Dokumentumgebung
  • Scannen in editierbare Dateiformate
  • Einfache Anpassung und Konfiguration mit einsatzbereiten Tools
  • Sicherheit von PDFs beim Scannen am MFP verbessern
  • Vielseitig und flexibel – GlobalScan NX unterstützt alle Geschäftsumgebungen, von kleinen Unternehmen hin zu großen Organisationen

 GlobalScan NX

Streamline NX

Streamline NX® ist eine leistungsstarke Suite skalierbarer, integrierter Dokumentverwaltungsanwendungen und -tools, mit denen Sie eine standardisierte, intelligente Lösung in jedem Büro weltweit implementieren können. Diese leistungsstarke Lösung ermöglicht wesentliche Einsparungen der Betriebskosten von bis zu 40 % sowie Prozessverbesserungen bei gleichzeitigem Erreichen von Sicherheits- und Nachhaltigkeitszielen.

Auf einen Blick

  • Gesamtbetriebskosten um bis zu 40 % reduzieren
  • IT-Administratoren Zeit sparen durch vereinfachte Verwaltung, Überwachung und Kontrolle der Dokumentinfrastruktur
  • Unternehmensproduktivität mit optimierten, personalisierten Dokument-Workflows verbessern
  • Sensible Informationen durch Verbesserung der Dokumentsicherheit und Einhaltung von Vorschriften schützen
  • Nachhaltigkeitsziele unterstützen, Abfall vermeiden und Geld sparen

Betriebskosten reduzieren

  • Maximieren Sie die Beschaffungseffizienz mit einer umfassenden Anwendungssuite von einem erstklassigen Anbieter.
  • Reduzieren Sie Betriebsausgaben und sparen Sie Zeit und Geld durch einfache Verwaltung, Überwachung und Kontrolle für IT-Administratoren.
  • Steigern Sie die Effizienz und Zufriedenheit von Mitarbeitern mit einer einheitlichen Benutzeroberfläche, die eine konsistente Benutzererfahrung bietet.

Prozesse verbessern

  • Erleichtern Sie Mitarbeitern das digitale Scannen und Verteilen von Dokumenten, um den unternehmensweiten Dokumentzugriff und Workflow zu verbessern.
  • Steigern Sie die Genauigkeit und verbessern Sie die Zusammenarbeit und Produktivität von Mitarbeitern, indem Informationen dort platziert werden, wo sie am meisten benötigt werden.

Sensible Dokumente schützen

  • Verhindern Sie nicht autorisierten Zugriff auf vertrauliche Dokumente mit der sicheren Dokumentfreigabefunktion, die die Ausgabe auf den Dokumenteneigentümer beschränkt.
  • Schützen Sie sensible Informationen entsprechend den Sicherheitsrichtlinien des Unternehmens, indem wertvolle Papierdokumente in Ihren sicheren digitalen Workflows zusammengeführt werden.

Komplexe Sicherheitsprobleme vereinfachen

  • Erfüllen Sie die Nachfrage nach gut dokumentierten und konsistenten Prozessen.
  • Verwenden Sie akkurate und umfassende Verfolgung zum Nachweis der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und zum Zugriff auf Jobprotokolle für Prüfzwecke.

 Streamline NX

Document Manager NX

Mit Document Manager NX können Sie papierbasierte Informationen freigeben. Er ermöglicht das freie Konvertieren von bildbasierten elektronischen und Papierdokumenten in editierbare Dateiformate Ihrer Wahl.

Jetzt kann jeder gescannte Papierdokumente und über 150 elektronische Dateiformate auf dem Desktop zusammenführen – ganz einfach mit Drag & Drop, so dass neue Dokumenttypen zur Freigabe und Archivierung geändert und zusammengestellt werden können.

  • Sparen Sie mit erweiterten Funktionen zum Scannen Zeit, wie unter anderem mit OCR, Fehlerprüfung und Formularerkennung
  • Dokumentkommentierung wie Notizen und Markierung möglich
  • Durchsuchbare PDFs für digitale Archivierung erstellen
  • Sicherheit und Schutz durch Zusammenstellung von Dokumenten in PDF-As und passwortgeschützte PDFs steigern, plus Bildstempel, Seitennummerierung und Redigieren zum permanenten Entfernen sensibler Informationen

Weiterhin ist es möglich gescannte Dokumente automatisch mit einem Ursprungsdokument zu vergleichen. Unterschiede werden sofort hervorgehoben.

Document Manager NX